Primeros pasos con Fortnox en ComplyComp

1. Conectar la empresa correcta

La empresa necesita Fortnox Lön y una licencia de integración de Fortnox. Un administrador del sistema Fortnox autoriza la conexión. En ComplyComp necesita el rol owner o admin para gestionarla.

1. Abra Importar y sincronizar Integraciones Activar Fortnox.
2. Seleccione Conectar Fortnox e inicie sesión en Fortnox. Elija la empresa y revise el consentimiento.
3. De vuelta en ComplyComp, compruebe el nombre y el número de identificación de la empresa y seleccione Confirmar empresa.

ComplyComp comprueba la identidad de la empresa y bloquea la conexión si el número no coincide. Un espacio de ComplyComp se vincula a una empresa de Fortnox. La pestaña Fortnox sigue disponible tras desconectar para consultar el historial y volver a conectar.

2. Elegir la sincronización

La sincronización por API obtiene empleados, nombres de puestos, datos de empleo y salario mensual contractual cuando la fuente admite el mes seleccionado. El salario contractual se mantiene separado de la retribución realmente abonada.

Tras confirmar la empresa, un owner/admin puede activar la sincronización nocturna. Se ejecuta a las 03:00, hora de Estocolmo, y procesa el mes actual y los dos meses naturales anteriores. Está desactivada inicialmente.

Para otro mes, utilice el selector de Sincronización manual. Los roles owner, admin y analyst pueden iniciar sincronizaciones e importar datos. El rol viewer puede consultar el estado y el historial.

La sincronización normal conserva las correcciones manuales y los pagos reales importados. Marque Sobrescribir cambios manuales solo cuando desee sustituir los campos protegidos.

3. Exportar la nómina definitiva desde Fortnox

Una sincronización API correcta no significa que los datos del informe estén completos. Para los importes brutos reales, utilice una exportación cotejada con las nóminas definitivas. Los nombres de los menús de Fortnox se muestran aquí en sueco.

1. En Fortnox, abra Lön Rapporter Lönestatistik y seleccione el año de nómina correcto.
2. Seleccione a todos los empleados pertinentes, incluidos quienes dejaron la empresa durante el período. Revise los períodos y el alcance.
3. Use Exportera para las transacciones del año o Exportera .csv para la selección estadística.
4. Coteje los importes con las nóminas definitivas o el listado de salarios brutos antes de confirmar que la exportación está completa.

No incluya tanto las filas de detalle como sus filas de resumen. Un empleado que no figure en la exportación no se considera automáticamente un pago cero. Un salario cero confirmado requiere una fila explícita con valor cero.

4. Revisar e importar

Abra Importar nómina final de Fortnox en la pestaña Fortnox y elija el archivo CSV. La vista previa muestra cómo se utilizarán las columnas y los conceptos de nómina.

• Summa es el importe total de la fila. La columna Belopp de Fortnox puede ser un precio unitario. Si existen ambas, se utiliza Summa para el importe bruto.
• El período de nómina no siempre es el mes de pago. Para etiquetas como 2025.M.12, indique el mes real del abono según las nóminas definitivas. Si se pagó en enero, seleccione enero aunque el período de nómina sea diciembre.
• Clasifique cada concepto como salario base bruto real, complementos brutos reales o excluir. Revise los conceptos locales, beneficios, deducciones y reembolsos con el responsable de nóminas.
• Los importes reales negativos pueden ser necesarios para correcciones y deducciones. Las horas y el salario mensual contractual no pueden ser negativos.

La importación se bloquea si falta la asignación de un concepto o mes de pago. Revise la vista previa por empleado y mes de pago, y confirme que el archivo cubre la nómina definitiva de las personas y meses seleccionados. Solo entonces las categorías de pago ausentes dentro de esas filas mensuales se consideran ceros confirmados.

Si ya existen filas mensuales, debe autorizar su sustitución. Sobrescribir correcciones manuales es un ajuste independiente. El límite es de 20 000 filas y 4 MB por archivo; divida los datos más grandes por mes.

5. Completar los datos del informe

ComplyComp no deduce el género a partir de nombres o números de identidad ni considera las horas contractuales como horas realmente trabajadas.

• Complete los datos de género mediante los controles habituales de empleados e importaciones de la empresa.
• Indique las categorías de información que el empleador ha establecido para trabajos iguales o de igual valor.
• Cuente solo las horas verificadas como realmente trabajadas, sin duplicarlas. Puede añadir las horas que faltan con Completar horas realmente trabajadas después de importar los importes de nómina.

Un campo vacío significa que falta información. Introduzca expresamente 0 cuando el cero esté confirmado. La tarjeta Integridad de los datos de nómina muestra las lagunas restantes para el mes seleccionado. Revise también los datos anuales antes de publicar.

6. Comprender estados y registros

La conexión, la última ejecución y la integridad de los datos del informe describen aspectos diferentes. Una empresa conectada puede tener una ejecución fallida o carecer de importes de nómina reales.

Los Registros de la pestaña Fortnox muestran sincronizaciones, importaciones de nómina, conexiones, desconexiones y cambios de configuración. El Historial reúne eventos de todas las fuentes. Filtre por fuente, tipo de evento o estado.

En cola

La ejecución está esperando para comenzar.

En curso

El proceso está en marcha. El estado se actualiza automáticamente.

Completada

La operación ha terminado. El resultado indica lo procesado, pero no confirma que el informe esté completo.

Fallida

Abra los detalles para conocer el siguiente paso. Los datos importados previamente se conservan ante fallos temporales de conexión.

Los detalles muestran las horas y una referencia que puede facilitar al soporte. Los eventos antiguos pueden no incluir usuario, número de registros o período.

Problemas frecuentes

La empresa necesita confirmación

Revise el número de identificación y confirme la empresa correcta antes de importar o activar la sincronización nocturna.

Es necesario volver a conectar

Compruebe las licencias de Fortnox y los permisos del administrador. Seleccione Reconectar Fortnox y autorice de nuevo la conexión si se ha retirado el consentimiento.

Hay otra importación en curso

Consulte el historial y espere a que termine la ejecución activa antes de volver a intentarlo.

Falta un identificador de empleado o está duplicado

Sincronice las fichas de empleados y compruebe que el identificador de la exportación corresponde a un empleado único. Conserve los ceros iniciales.

No se puede acceder a la fuente de datos

Inténtelo más tarde. Si el problema persiste, facilite la referencia de ejecución al soporte.

Desconectar Fortnox

Un owner/admin selecciona Desconectar en la pestaña Fortnox. Esto desactiva la sincronización automática y elimina las credenciales de acceso almacenadas localmente por ComplyComp. Se conservan las importaciones anteriores y el historial del cliente.

Para revocar también el consentimiento de la cuenta de servicio en Fortnox, el administrador debe hacerlo en Hantera integrationer dentro de Fortnox. Una conexión posterior requerirá una nueva autorización.

Fuentes oficiales de Fortnox

• Fortnox: informe de estadísticas de nómina
• Fortnox: modelos de precios y licencia de integración
• Fortnox: acceso mediante cuenta de servicio

Esta guía describe el proceso de ComplyComp. Los nombres de menús y las funciones disponibles en Fortnox pueden depender de las licencias de la empresa. Los artículos de ayuda de Fortnox enlazados están en sueco.